La COVID-19 provocó que 7 de cada 10 consejos de administración aceleraran el negocio digital; esto requiere modificar los hábitos de trabajo, y la realidad es que las personas no cambian sus costumbres de la noche a la mañana.

La aceleración no es solo un problema tecnológico. Requiere un esfuerzo reflexivo para replantear las formas en las que se realiza el trabajo, se llevan a cabo los procesos y se toman las decisiones, lo que permite una mayor agilidad y una mejor adaptación a la cultura laboral emergente.

“La aceleración de los negocios digitales implica trabajar de forma diferente y más rápida, pero las personas no cambian los hábitos de trabajo por encargo, al igual que no cambian los hábitos alimenticios cuando se les ordena”, afirma Mary Mesaglio, distinguida analista vicepresidente de Gartner. “Los responsables ejecutivos deben enmarcar el cambio para los empleados definiendo nuevos valores o redoblando los existentes, para posteriormente vincular los comportamientos que se esperan de ellos. La mera indicación de los valores es demasiado vaga”.

Gartner recomienda que los responsables adopten tres comportamientos predeterminados para ser más ágiles. Cada comportamiento incluye tres trucos como ejemplo para que puedas empezar.

Acelerar la toma de decisiones

Las claves para acelerar la entrega de productos, la gobernanza y otros procesos pasan por permitir una toma de decisiones más rápida dentro de la organización. Las razones por las que las decisiones suelen llevar demasiado tiempo pueden ser diversas: evasión de la responsabilidad, aversión al riesgo, objetivos poco claros, resultados proyectados mal definidos o falta de información.

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La velocidad de una decisión debe estar determinada por la rapidez con la que se puede revertir. Es decir, cuanto menos crítica sea una decisión, menos tiempo debería llevar tomarla. Del mismo modo, si la decisión es más trascendente, más tiempo debería llevar tomarla.

Truco núm. 1: Decir “no” no está permitido

Los responsables no pueden decir simplemente “esto no va a funcionar”. En lugar de ello, deberían preguntarse: “¿Cómo funcionaría esto, dadas las normas X, Y o Z?”. Asegúrate de replantear la negativa con la necesidad de obtener más información, especialmente ante cualquier idea que sea nueva o no esté demostrada.

Truco núm. 2: Asume la responsabilidad

Solo se necesita una persona para aprobar cualquier decisión ligada a algo determinado. Indica con claridad quién es y cuándo tiene autoridad para aprobar la decisión.

Truco núm. 3: Busca primero la resistencia

Busca a la persona que con más probabilidad estará en desacuerdo con tu decisión y pídele que te diga todo lo que está mal. Aborda las inquietudes con antelación para tomar decisiones con mayor rapidez.

Simplifica el trabajo

Los procesos pueden superar la capacidad de tomar decisiones porque son innecesariamente complejos. En realidad, la complejidad de una rutina de trabajo no es necesariamente directamente proporcional a su valor real.

La mayoría de las veces, lo más sencillo es lo mejor, pero para lograr la sencillez es necesario que los líderes estén atentos. Esto significa que hay que determinar la forma más rápida de realizar el trabajo. Empezar con el enfoque más sencillo posible puede, a menudo, hacer que un equipo vaya del punto A al punto B más rápido. Esto contrasta con el hecho de empezar con el enfoque más completo. La complejidad no siempre (o a menudo) es sinónimo de valor.

Truco núm. 4: Limita el tiempo

Asigna un límite de tiempo de 24 horas para crear un primer borrador o prototipo.

Truco núm. 5: Hora de tutoría inversa

Asigna ejecutivos sénior a empleados júnior durante una hora, y haz que los trabajadores júnior muestren a los séniores qué se puede hacer para simplificar el trabajo.

Truco núm. 6: Los memes son bienvenidos

Convierte a los empleados en creadores de cultura. Da un premio a los tres mejores memes relacionados con “simplificar el trabajo”.

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Elimina tareas innecesarias

Con demasiada frecuencia, el valor del trabajo se mide por el resultado generado en lugar del resultado real. Centrarse en la producción es, en realidad, solo una forma de hacer que la gente parezca ocupada, y estar ocupado no significa necesariamente ser productivo. Por supuesto, lo que realmente importa es el resultado final.

Para hacer que una organización sea más ágil, céntrate en lo que es realmente el resultado comercial, en lugar de en cómo se realiza una tarea para conseguirlo.

Truco núm. 7: “Luz roja, luz verde”

Como si fuera el juego del semáforo, debate en equipo: “¿Cuándo deberíamos mostrar la luz roja (parar), la luz verde (empezar) y la luz amarilla (continuar)?”

Truco núm. 8: Elimina ideas que no tengan un patrocinador

Pon a prueba la palabra de los líderes empresariales con su compromiso de financiar tu iniciativa con dinero real. Si no hay patrocinio, deja de trabajar en ella inmediatamente.

Truco núm. 9: Celebra una reunión semanal para “romper las reglas”

Aquí, el equipo puede dejar a un lado las políticas, anular procedimientos antiguos, animar a las personas, dotar de presupuesto a las nuevas ideas, etc. La idea es parar los comportamientos culturales tóxicos, como la negatividad y el cinismo.

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¿Cómo empezar? Adapta los principios y valores existentes para llevar a cabo una toma de decisiones más rápida y segura.

Para cada uno de estos tres comportamientos, los responsables pueden implementar una serie de trucos culturales. “Se necesita un proceso prudente para introducir el cambio de cultura en la vida diaria de los empleados”, afirma Mesaglio.