4 formas de colaboración son clave para el éxito en el trabajo híbrido

Una investigación reciente de Gartner descubrió que el 71 % de los responsables de RR. HH. están más preocupados por la colaboración de los empleados este año que antes de la pandemia de COVID-19. ¿Son válidas estas preocupaciones y qué se debe hacer para proteger e impulsar la colaboración y la innovación en los actuales entornos de trabajo híbrido?

Es cierto que, cuando los empleados no están ubicados físicamente, sus interacciones son más programadas que espontáneas; y las interacciones se dan, generalmente, a través de pantallas.

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Los empleados no experimentan las interacciones fortuitas y casuales que pueden darse en una oficina. Incluso una simple interacción social con un compañero de trabajo puede requerir esfuerzo.

“Para dar rienda suelta a la innovación en este contexto, los líderes deben capacitar a los empleados para que colaboren de forma más intencionada”, dice Alexia Cambon, directora de investigación de Gartner. “Nuestra investigación muestra que los equipos de trabajadores del conocimiento que colaboran intencionalmente tienen casi tres veces más probabilidades de lograr una alta innovación en equipo que los equipos que no utilizan un enfoque intencional”.

Gráfico de colaboración no solo por ubicación, sino también por tiempo invertido 

En realidad, los empleados tienen más opciones sobre cuándo, dónde y cómo colaborar en entornos de trabajo híbridos, pero las empresas y sus líderes tienen que crear de forma intencional esas oportunidades. 

Gartner ha identificado cuatro modelos de trabajo que los equipos deben aprovechar intencionalmente a medida que avanzan hacia el entorno híbrido.

La mayoría de las empresas piensan en el trabajo híbrido solo en términos de ubicación (si los equipos están ubicados o distribuidos), pero la investigación de Gartner ha demostrado que las empresas también deben pensar en términos de tiempo (si los equipos están trabajando de forma asíncrona o sincrónica).

Este enfoque produce cuatro modelos de trabajo en los que las empresas deben invertir por igual si quieren tener éxito en el entorno híbrido:

• Trabajar juntos, juntos: cuando los equipos trabajan presencialmente, contribuyendo a las reuniones en un espacio compartido.

• Trabajar juntos, separados: cuando los equipos están distribuidos, pero participando en reuniones virtuales.

• Trabajar solos, juntos: cuando los equipos están en espacios compartidos, pero no trabajan al mismo tiempo.

• Trabajar solos, separados: cuando los equipos están distribuidos y las personas realizan un trabajo de enfoque profundo.

Democratiza el acceso a los cuatro modelos de trabajo

En las empresas que adoptan un modelo híbrido, muchos empleados circulan entre varios lugares de trabajo, incluidos sus hogares, la oficina y terceros espacios (p. ej., una biblioteca, cafetería o espacio de trabajo conjunto).

Es posible que algunos empleados no tengan acceso a espacios de trabajo productivos, lo que limita sus opciones. Otros empleados pueden rendir mejor desde casa. En general, la mano de obra se beneficiará de las opciones más inclusivas que ofrece el trabajo híbrido.

Los límites a la flexibilidad plantean un problema real: los estudios de Gartner demuestran que 2 de cada 3 empleados informan de que sus expectativas de trabajar de manera flexible han aumentado desde el año pasado. 

Mitigar este problema significa empoderar a los empleados para que tengan un acceso equitativo a todos los modelos de trabajo, especialmente dados los estudios de Gartner que demuestran que los diferentes segmentos de talento, ya sean tipos de personalidad, generación o antigüedad, prosperan de manera diferente en cada modelo. Para muchas empresas, esto requiere un rediseño más intencionado de la colaboración en torno a los cuatro modelos de trabajo. 

Por ejemplo, los departamentos de RR. HH. y los responsables de empresa deberían invertir juntos en mejorar los lugares de trabajo personalizados de los empleados que continuarán trabajando desde casa al menos parte del tiempo (p. ej., con sillas ergonómicas, apoyo para cuidadores o membresías para hacer ejercicio).

Para aquellos que no pueden acceder fácilmente a la oficina, pero disfrutan trabajando junto a sus compañeros, los empleadores pueden subsidiar las membresías a los espacios de trabajo conjunto. Las empresas también deben ofrecer orientación sobre los casos de uso y las ventajas de cada modelo de trabajo para que los empleados sepan cuándo y cómo utilizar cada uno de ellos de manera más eficaz.

Reequilibra el trabajo sincrónico y asincrónico

La investigación de Gartner demuestra que la mayoría de los responsables de RR. HH. creen que los modelos sincrónicos, como las reuniones y las presentaciones, son los medios más importantes para impulsar la innovación. Esta es la razón por la que muchas empresas han invertido mucho en mejorar sus tecnologías de reuniones virtuales durante la pandemia.

Los datos de Gartner demuestran, sin embargo, que los modelos de trabajo asincrónicos o asíncronos son tan importantes para lograr la innovación en equipo como los modelos sincrónicos.

El año pasado, en el entorno del teletrabajo, los empleados confiaron en las videollamadas para colaborar entre ellos, lo que a menudo generó que se tuvieran que mantener reuniones consecutivas y un aumento de la fatiga, y los puso en riesgo de agotamiento. De hecho, los responsables de RR. HH. reconocen esta amenaza, y 3 de cada 4 están de acuerdo en que un aumento en la cantidad de puntos de contacto virtuales a los que se enfrentan los empleados en su trabajo los pone en riesgo de agotamiento. 

Esta dependencia excesiva de los modelos síncronos ha tenido efectos adversos en la salud de los empleados. Y pocas empresas están invirtiendo en modelos asíncronos: solo el 17 % está implementando los días sin reuniones y solo el 11 % dedica días a la salud mental.

“Nuestra insistencia en convertir el trabajo sincrónico en el valor predeterminado se hereda de una era anterior en la que las herramientas asincrónicas no se crearon para brindar velocidad y eficiencia”, dice Cambon. “Debemos restablecer la forma en la que aprovechamos todos los modelos de trabajo disponibles”.

Este restablecimiento implica 3 pasos fundamentales:

1. Limitar el trabajo sincrónico a su función más necesaria. Anima a los equipos a establecer bloques de colaboración centrales, limitados a una pequeña cantidad de horas 
2. Asegurarse de que los líderes tienen flexibilidad en el modelado de roles. Sé explícito sobre los beneficios de colaborar de manera más intencional para incorporar las necesidades laborales y personales.
3. Deja que los empleados diseñen su semana laboral cuando el trabajo sea mejor para ellos, no solo de 9 a 5, o mediante programación lineal.

Los equipos híbridos muestran mayor agilidad, seguridad psicológica y equidad que los equipos que trabajan en su puesto de trabajo 

Las empresas deben configurar equipos para el éxito en el nuevo entorno híbrido. Los datos de la Encuesta de Empleados de Trabajo Híbrido de Gartner de 2021 muestran que, para la población de trabajadores del conocimiento:

• Los equipos híbridos muestran una mayor agilidad: El 70 % de los empleados que trabajan en entornos híbridos está de acuerdo en adaptar la estructura de sus reuniones en función del resultado previsto frente a solo el 49 % de los empleados que trabajan en su puesto de trabajo. 
• Los equipos híbridos muestran una mayor seguridad psicológica: El 66 % de los empleados que trabajan en entornos híbridos afirman sentirse cómodos asumiendo riesgos en su puesto en comparación con el 47 % de sus contrapartes que trabajan en su puesto de trabajo. 
• Los equipos híbridos muestran una mayor intencionalidad: El 67 % de los empleados que trabajan en entornos híbridos está de acuerdo en que su equipo está capacitado para trabajar de forma asincrónica en comparación con el 56 % de los empleados que trabajan en su puesto de trabajo.
• Los equipos híbridos muestran una mayor equidad: El 69 % de los empleados que trabajan en entornos híbridos afirman que sus compañeros de equipo se adaptan a sus preferencias laborales en comparación con el 54 % de los empleados que trabajan en su puesto de trabajo.

La colaboración en equipo en el entorno híbrido requerirá una navegación cuidadosa, y las empresas pueden obtener mayores niveles de innovación si lo hacen intencionalmente.