Diez formas de optimizar los costes de RR. HH.

Tu nuevo programa de desarrollo de alto potencial está a punto de lanzarse, pero luego llega la noticia de que es hora, una vez más, de que RR. HH. informe su contribución a los esfuerzos de optimización de costes en toda la empresa. Algunos líderes de RR. HH. se verán tentados a descartar el programa para reducir costes, pero esa es una reacción instintiva que de manera prematura e imprudente deja las buenas ideas impulsadas por la estrategia en un segundo plano.

“Los líderes de RR. HH. exitosos se centran en la optimización de costes como una disciplina continua, no como un ejercicio aislado”, dice el asesor ejecutivo senior de Gartner, Matthias Graf. “Las estrategias de optimización de costes deben ir más allá del recorte de costes y promover de manera proactiva opciones para obtener ganancias de eficiencia inmediatas sin comprometer el impacto a largo plazo en el rendimiento comercial”.

Un enfoque más eficaz es que RR. HH. centre las estrategias de optimización de costes en tres áreas:

1. Prestación de servicios de RR. HH.: Optimizar el modelo de prestación de servicios de RR. HH., la estructura de gobierno, los procesos y las funciones

2. Gasto en RR. HH.: Racionalizar el gasto en servicios compartidos, tecnología del sistema de información de RR. HH. (HRIS) y servicios subcontratados frente a servicios internos

3. Costes de mano de obra: Optimizar a través de modelos inteligentes de recompensas totales, estructura de la mano de obra y gestión de despidos

Las dos primeras áreas se centran en los esfuerzos de ahorro de costes dentro del departamento de RR. HH., mientras que la tercera está dirigida a la contribución de RR. HH. a la optimización de costes en toda la empresa.

Estas 10 ideas recomendadas en torno a estas tres áreas ayudarán a iniciar los esfuerzos de optimización de costes dentro de la función de RR. HH. y la empresa.

Más información: Lo que piensan los empleados sobre la optimización de costes

1. Rediseña la prestación de servicios globales y ten en cuenta las necesidades de personalización local. Las operaciones internacionales dificultan que los responsables de RR. HH. obtengan información sobre las actividades y los cronogramas de los procesos clave, los marcos y herramientas, y los proveedores externos. Demasiados procesos en diferentes regiones pueden conducir a una duplicación de esfuerzos, costes más altos y resultados de baja calidad. Las empresas exitosas acuerdan los grados de estandarización global frente a local para los procesos centrales de RR. HH. y establecen un proceso claro de toma de decisiones para la asignación de recursos.

2. Genera flexibilidad en las estructuras de RR. HH. para garantizar una utilización específica de las capacidades. Para cambios a gran escala, las empresas deben crear un nivel de flexibilidad en sus estructuras funcionales, como roles híbridos (por ejemplo, socios comerciales de RR. HH. proporcionados a otras unidades para asignaciones) o agrupando recursos de RR. HH. (p. ej., para respaldar una mayor demanda regional). Esto permite que las funciones de RR. HH. respondan a las solicitudes de los clientes según sea necesario y, al mismo tiempo, brinden servicios básicos.

3. Rediseña los procesos para equilibrar la eficiencia y la eficacia de la prestación de servicios. Los equipos de RR. HH. exitosos comparan sus procesos para identificar esfuerzos desperdiciados o duplicados, dividir las responsabilidades entre los roles clave de RR. HH. y las partes interesadas e integrar a los clientes en el proceso para mejorar la calidad y aumentar el compromiso.

4. Desarrolla las capacidades “correctas” para optimizar la prestación de servicios de RR. HH. Una de las razones por las que las funciones de RR. HH. no logran alcanzar los objetivos de optimización de costes es la falta de las habilidades necesarias. El nuevo entorno de trabajo requiere nuevos tipos de capacidades por parte de las empresas y los empleados. La capacitación específica puede mejorar el desempeño de los empleados, pero una estrategia a largo plazo requiere que las empresas definan roles multifuncionales (p. ej., rasgos de comportamiento, habilidades técnicas, experiencia relevante) que ayuden a la empresa a responder a desafíos comerciales complejos.

5. Vuelve a examinar los efectos de optimización de costes de la prestación de servicios compartidos de RR. HH. En empresas más maduras, los ahorros de costes potenciales de los servicios compartidos son difíciles de identificar. Como respuesta, las empresas deberían estandarizar aún más la prestación de servicios compartidos para revelar los ahorros ocultos. Por ejemplo, las empresas suelen ofrecer varias versiones personalizadas del mismo proceso, lo que dificulta la integración y aumenta los costes.

6. Revisa las inversiones en tecnología HRIS para identificar oportunidades de optimización de costes. A pesar de la gran inversión y complejidad de la implementación de la tecnología de RR. HH., pocos líderes de RR. HH. dedican el tiempo necesario para monitorizar su eficiencia y efectividad. Sin embargo, las empresas inteligentes revisan sus inversiones en HRIS periódicamente, eliminan los sistemas subutilizados y dirigen los recursos a otros lugares para mejorar los ahorros de costes.

7. Vuelve a examinar los efectos de la optimización de costes de los servicios subcontratados y los proveedores externos. Por lo general, las empresas ven la externalización y el insourcing como la manera de cumplir los objetivos de costes, pero también deben evaluar los riesgos de prestación de servicios para las actividades de RR. HH. críticas para el negocio. Una forma de aprovechar al máximo los servicios externalizados es exigir el control de la eficiencia, que generalmente conduce a esfuerzos adicionales de estandarización y armonización, tanto a nivel internacional como local. Estos esfuerzos de integración, que deben realizarse en estrecha asociación con proveedores de externalización, pueden generar ahorros de costes inmediatos.

8. Equilibra los elementos del modelo de recompensas totales para una mejor optimización de costes. La complicada estructura de compensación y beneficios dentro de las empresas socavó los objetivos de optimización de costes. Las empresas exitosas crean modelos de recompensas con la flexibilidad de emprender iniciativas de optimización de costes y, al mismo tiempo, realizar un seguimiento del desempeño de los empleados. Estos modelos deben evaluar los planes de recompensa basados en indicadores y asignar recursos en función de la rentabilidad de la inversión.

9. Estructura la mano de obra para alinear las necesidades empresariales a corto plazo con el valor a largo plazo. Muchas empresas luchan con las realidades del nuevo entorno laboral; sin embargo, las mejores empresas responden con flexibilidad a las presiones del mercado a corto plazo y adaptan a sus empleados a las nuevas realidades laborales a largo plazo. Con ese objetivo, crean equipos multifuncionales, emplean una combinación de trabajadores permanentes y temporales, y maximizan la eficacia de la mano de obra actual y futura a la luz de estos cambios.

10. Logra efectos de optimización de costes a través de una planificación y ejecución de despidos “inteligentes”. Cualquier iniciativa de optimización de la mano de obra puede requerir que los equipos de RR. HH. ejecuten despidos en unidades de servicio o de empleados que no pueden lograr las prioridades comerciales estratégicas. Durante este tiempo, las empresas deben seguir un enfoque de gestión sistemático para el proceso de despido, comunicarse de manera coherente con la mano de obra e involucrar a los empleados que son fundamentales para el éxito empresarial.

Este artículo ha sido actualizado del original, que fue publicado el 29 de agosto de 2018, para reflejar nuevos eventos, condiciones o investigaciones.