9 pasos clave para elaborar un plan estratégico de departamento

Solo el 29 % de los estrategas reconocen que sus organizaciones modifican los planes lo bastante rápido como para responder a los eventos disruptivos. Según la investigación de Gartner, las empresas que lo hacen comparten una característica: sus responsables de empresa y de departamento están muy implicados en el proceso de planificación de la estrategia.

• No dejes que te dominen el cortoplacismo, los planes de ejecución táctica y otras actividades de verificación. El interés por cumplir los objetivos a corto plazo, el temor al fracaso y la preocupación por las cuestiones operativas pueden ahogar las aspiraciones.

• Este principio también es aplicable a la gestión de costes y a la elaboración de presupuestos. Adopta un enfoque estratégico siempre que decidas qué iniciativas se deben perseguir y financiar.

• Observa la arquitectura de costes de tu departamento a través de la lente del valor comercial y considera la optimización de costes como una disciplina continua, centrada en dirigir los recursos (tiempo, capacidades y presupuesto) hacia iniciativas de crecimiento diferenciadoras.

• 1. Presenta las expectativas. Define, de antemano y con claridad, el contexto de la empresa y del negocio para todas las partes interesadas. Especifica las responsabilidades, los plazos del proceso y los resultados que esperas de cada participante, y designa a las partes interesadas que aprobarán en última instancia tu estrategia y tus planes presupuestarios.

• 2. Verifica el contexto empresarial. Confirma la misión de la empresa —la razón de ser de tu organización y las metas permanentes que persigue— y la visión empresarial, es decir, las aspiraciones abstractas pero realistas de la organización.

• 3. Establece y diferencia las metas y los objetivos. Las metas, cuando se alcanzan, impulsan valor diferenciador a largo plazo. Los objetivos son los pasos concretos y cuantificables que describen cómo se alcanzará una meta específica.

• 4. Evalúa tus capacidades. Identifica las capacidades del departamento que son necesarias para ejecutar tu plan de acción. Cuando surjan las inevitables lagunas, crea una lista de prioridades con los aspectos por cubrir.

• 5. Desarrolla un plan de acción. Este documento resume la secuencia de los pasos o las iniciativas necesarios para ejecutar, supervisar, controlar y alcanzar un objetivo. Mantén la agilidad para ser capaz de reaccionar a los imprevistos con una estrategia adaptativa.

• 6. Establece medidas e indicadores. Una medida es un resultado comercial observable. Un indicador describe los datos reales recopilados para cuantificar la medida. Intenta que ambos parámetros sean lo bastante exhaustivos como para reflejar todo un rango de variables.

• 7. Concreta tu estrategia en una página. Incluye:

  • Una declaración de la estrategia.

  • Una descripción de tipo “antes y después” del estado de tu departamento.

  • Uno o dos supuestos fundamentales que sustenten la estrategia.

  • Entre cinco y siete iniciativas necesarias para cumplir los objetivos departamentales establecidos que contribuirán a las metas de la empresa.

• 8. Materializa el plan. Concibe un mensaje claro y coherente que obtenga la aceptación y el compromiso de los responsables de departamento y la implicación y la motivación de los empleados. Especifica claramente el cambio en tus prioridades y los motivos que lo justifican.

• 9. Prepárate para responder al cambio. Supervisa los indicadores de avance para determinar la eficacia del plan estratégico, cancela rápidamente los proyectos que no rindan según lo esperado y haz un seguimiento y una validación de las suposiciones periódicamente. Define los pasos específicos o las decisiones que se deben adoptar cuando la supervisión active una alarma.