6 claves para la planificación estratégica de la fuerza laboral en tiempos difíciles

En resumen:

• La pandemia alertó a las organizaciones de la necesidad de elaborar una planificación estratégica de la fuerza laboral, como una manera de gestionar los cambios repentinos.
• Los responsables de RR. HH. suelen ser hábiles al planificar las necesidades de talento de sus unidades de negocio, pero tienen dificultades al integrar las necesidades de la unidad de negocio en los planes estratégicos de la empresa.
• Conocer cómo se utiliza la información de las unidades de negocio al diseñar y poner en práctica los planes de fuerza laboral te ayudará a impulsar una estrategia de talento coherente para potenciar las ambiciones de la empresa.

La mayoría de las organizaciones se dan cuenta ahora de que una visión general holística de las habilidades, recogida en un plan de fuerza laboral que englobe a toda la organización, las capacitará para distribuir a los empleados en las diferentes unidades de negocio de forma más eficaz, en especial cuando existe un desajuste entre la oferta y la demanda de talento que debe abordarse urgentemente. Sin embargo, muchas organizaciones están elaborando sus planes de fuerza laboral a escala de las unidades de negocio y suelen tener dificultades para unir todos los planes en una estrategia de fuerza laboral a escala de toda la organización. En lugar de concebir los planes de fuerza laboral a escala de la organización o de la unidad de negocio como dos opciones diferentes, identifica las etapas y actividades que deberían llevarse a cabo a escala de la unidad de negocio. Después, piensa de qué forma puedes utilizar toda esta información para conformar planes a escala de la organización.

Descargar ahora: Cómo elaborar un caso empresarial para la planificación estratégica de la fuerza laboral

Etapas de la planificación de la fuerza laboral empresarial con información de las unidades de negocio

Para comprender mejor cómo se puede desarrollar un plan de fuerza laboral a escala de la organización con información obtenida en la planificación de la fuerza laboral a escala de la unidad de negocio, es necesario analizar más de cerca las actividades que implica cada etapa del proceso. Las actividades incluidas en la planificación de la fuerza laboral pueden clasificarse a grandes rasgos en las de diseño y las de puesta en práctica.

Actividades de diseño

Las primeras cuatro etapas del proceso de planificación estratégica de la fuerza laboral comprenden actividades de diseño. La inclusión de las partes interesadas de una unidad de negocio varía en función de la actividad, y algunas se llevan a cabo tanto a escala de la unidad de negocio como de la organización.

Etapa 1: Prepara la planificación estratégica de la fuerza laboral

Al preparar el proceso de planificación estratégica de la fuerza laboral, identifica lo siguiente:

• Componentes clave de un plan de fuerza laboral.
• Partes interesadas clave y sus responsabilidades en el proceso.
• Unidades de negocio fundamentales con las que asociarse y en las que priorizar las inversiones.

Para superar las limitaciones de tiempo y seguir modelando activamente las necesidades de contratación futuras, la Cruz Roja Americana utiliza una estructura de priorización que le ayuda a identificar como unidades de negocio fundamentales aquellas que presentan unas tasas de crecimiento altas y están más en consonancia con las prioridades de la organización. La Cruz Roja Americana prioriza las conversaciones profundas de planificación de talento para las unidades de negocio fundamentales, pero sigue igualmente un enfoque de contacto superficial con el resto de sus unidades de negocio. Las organizaciones que tengan unas limitaciones de recursos parecidas pueden inspirarse en este enfoque de priorización para identificar las unidades de negocio fundamentales con las que asociarse y en las que invertir.

Etapa 2: Comprende la estrategia empresarial

Para comprender la estrategia empresarial se llevan a cabo tres actividades principales: fijación de objetivos de negocio, análisis de los mercados laborales internos y externos y evaluación de las necesidades de talento. En estas actividades, se produce un intercambio de información bidireccional entre las partes interesadas clave que supervisan la planificación de la fuerza laboral a escala de la organización y las que lo hacen a escala de cada unidad de negocio. Las partes interesadas clave que supervisan la planificación de la fuerza laboral a escala de la organización suelen incluir al director de gestión del talento y a la alta dirección. En cambio, la planificación de la fuerza laboral dentro de una unidad de negocio suele involucrar a los socios comerciales de RR. HH. (HRBP, por sus siglas en inglés) y a los responsables de empresa del segmento de negocio específico.

Para tener un conocimiento más preciso de las necesidades de habilidades, Lloyds Banking Group reunió un equipo multidisciplinario de habilidades de RR. HH. que colabora con la empresa en la planificación de habilidades.

El equipo multidisciplinario de habilidades de RR. HH. incluye a representantes de todos los subdepartamentos pertinentes de RR. HH., como el de incentivos laborales, el de gestión del talento, el de selección y contratación o el de formación y desarrollo del personal.

Al establecer objetivos empresariales:

• Identifica las prioridades estratégicas de la organización.
• Transmite las prioridades de la organización hacia cada unidad de negocio para determinar las prioridades individuales.
• Ayuda a los responsables de RR. HH. de las unidades de negocio individuales a comprender el impacto de las prioridades de la organización en su unidad de negocio y consigue que evalúen cómo deberían fijar sus prioridades individuales para contribuir a las de la organización.

Al analizar los mercados laborales externos:

• Identifica las tendencias emergentes y su impacto en las estrategias empresariales de la organización.
• Transmite la información sobre el impacto general de las tendencias y las habilidades hacia las unidades de negocio individuales.
• Ayuda a los responsables de RR. HH. de las unidades de negocio individuales a analizar el impacto de dichas tendencias en las prioridades y necesidades de habilidades de su unidad de negocio.

Al analizar el mercado laboral interno:

• Crea un inventario de habilidades suficientes, sin ánimo de exhaustividad, que aporte bastantes datos como para informar las decisiones sobre habilidades al ritmo que requiere la empresa.
• Forma una red flexible, transversal a toda la organización, de partes interesadas encargadas de identificar y supervisar los cambios en la oferta y la demanda de habilidades.

Al evaluar las necesidades de talento:

• Prioriza los puestos o segmentos de talento críticos a escala de la organización.
• Desvela las necesidades de capacidad de estos segmentos de talento críticos dentro de las unidades de negocio individuales.
• Utiliza el análisis de los mercados laborales internos y externos para identificar dónde sobran o faltan habilidades.

Etapa 3: Diagnostica los riesgos de poner en práctica la estrategia

Necesitarás utilizar los resultados del análisis de los mercados laborales internos y externos de la etapa 2 para diagnosticar los riesgos de poner en práctica una estrategia de fuerza laboral. Una actividad clave en este sentido consiste en alinear las necesidades de talento con los objetivos de la empresa. Esto implica lo siguiente:

• Centrar las conversaciones que tienen lugar en la unidad de negocio en torno a las capacidades más importantes que son necesarias para alinearse con el plan estratégico de la unidad de negocio, que a su vez debería alinearse con las prioridades de la organización.
• Obtener información de los responsables y mandos intermedios de la unidad de negocio sobre las capacidades más importantes que se necesitan en la unidad de negocio y en el conjunto de la organización.
• Utilizar estas fuentes diversas de información para conformar un análisis de riesgos con respecto a las capacidades más importantes.

Etapa 4: Desarrolla un plan para abordar los riesgos

Al esbozar un plan de fuerza laboral para abordar los riesgos del talento:

• Crea transparencia sobre las necesidades de habilidades dentro de cada unidad de negocio y entre ellas para conformar la creación del plan de fuerza laboral y facilitar la transferencia dinámica de habilidades en el mercado laboral interno. Algunas formas de crear transparencia pueden incluir un portal de solicitudes interno centralizado, un punto de contacto común para asesoramiento sobre disponibilidad de habilidades en el seno de la organización, o un proceso estandarizado para que los responsables de la unidad de negocio soliciten habilidades.
• Trabaja en las posibles medidas del plan de fuerza laboral, tanto a escala de la organización como de la unidad de negocio. Las necesidades de personal comunes entre unidades de negocio pueden abordarse conjuntamente a escala de la organización, mientras que las específicas de la unidad de negocio deben abordarse a escala de esta última.
• Prioriza las medidas que deben abordarse a escala de la organización en función de su urgencia e importancia crítica para cumplir con las prioridades estratégicas. Para las medidas a escala de la unidad de negocio, asigna las tareas en función de las responsabilidades y la capacidad.

Actividades para la puesta en práctica

Las actividades para la puesta en práctica se llevan a cabo por lo general a escala de la unidad de negocio, aunque implican la colaboración con partes interesadas de toda la organización. Al poner en práctica el plan de fuerza laboral, establece unos factores desencadenantes claros que determinen cuándo será necesario reevaluarlo y asigna la responsabilidad de identificar dichos desencadenantes.

Etapa 5: Prepara la puesta en práctica del plan

Antes de poner en práctica el plan de fuerza laboral de la empresa, debes hacer lo siguiente:

• Crea un documento completo para el plan de fuerza laboral que incluya cada uno de los componentes clave (resumen del plan, planificación de la implementación, visión general de la iniciativa individual y mapa de riesgos de la implementación).
• Comunica el plan de fuerza laboral a las partes interesadas pertinentes para que lo pongan en práctica dentro de sus unidades de negocio o áreas de responsabilidad.
• Establece los factores desencadenantes de la reevaluación del plan, al margen de la cadencia de las revisiones periódicas (por ejemplo, trimestral o anual). Los desencadenantes deben establecerse tanto a escala de la organización como de la unidad de negocio. Así, por ejemplo, las necesidades de nuevas habilidades que sigan sin cubrirse durante un umbral temporal predeterminado podrían dar lugar a una revisión del plan a escala de la unidad de negocio y/o la organización.

La Australian Financial Security Authority reparte la responsabilidad de actualizar los planes de fuerza laboral entre los responsables de empresa y los de RR. HH., en función de sus conocimientos expertos. De esta forma, cada una de las partes trabaja en las actualizaciones en las que puede generar mayor impacto. El reparto se lleva a cabo de tal modo que RR. HH. se encarga de identificar los desencadenantes del mercado laboral, y los responsables de empresa se encargan de identificar los desencadenantes empresariales, que ya suelen rastrear para fines de la estrategia empresarial.

Etapa 6: Supervisa el plan

Para conocer si es necesaria una reevaluación, es imprescindible supervisar y evaluar la eficacia del plan de fuerza laboral. Los responsables de unidades de negocio deben establecer controles regulares con los HRBP para revisar si el plan de fuerza laboral de la unidad de negocio cumple con los objetivos. El director de gestión del talento debe hacer lo mismo con los responsables de unidades de negocio para evaluar la eficacia del plan de fuerza laboral y determinar si requiere algún tipo de ajuste.

Conclusión

La planificación de la fuerza laboral a escala de la organización puede ser un auténtico desafío. Sin embargo, no es una tarea inalcanzable.

Para garantizar el éxito, trabaja estrechamente con otras partes interesadas de la organización, en especial con los responsables de RR. HH. y de la unidad de negocio que puedan contribuir conjuntamente a crear un plan de fuerza laboral eficaz a escala de la organización.

Con una coordinación eficaz y mayor transparencia, la planificación de la fuerza laboral a escala de la organización puede superar las limitaciones de los planes de fuerza laboral a escala de la unidad de negocio y ayudar mejor a tu empresa a progresar hacia sus prioridades estratégicas.

Este artículo se publicó originalmente en HR Leaders Monthly, en octubre de 2021. Descarga el ejemplar completo aquí.