Cómo organizar tu departamento de finanzas

La digitalización lo abarca todo en el área de las finanzas actualmente. Los directores financieros (Chief Financial Officers, CFO) están acelerando las inversiones en tecnología digital con diferentes iniciativas, como fomentar las habilidades digitales, priorizar una buena integración de datos, ejercer un liderazgo sólido, definir estrategias y hojas de ruta de tecnología digital y gestionar los cambios culturales. 

Sin embargo, la digitalización sigue avanzando muy lentamente y por partes en la mayoría de los departamentos financieros. Los CFO que deseen alcanzar una digitalización cohesionada deben organizar la estructura, los puestos y las redes de su departamento financiero para que el diseño organizativo apoye e impulse una inversión productiva en digitalización que logre su máxima cohesión.

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Los responsables de las funciones de finanzas se han centrado durante mucho tiempo en estandarizar los flujos de trabajo y los puestos para mejorar la eficiencia, pero los modelos estandarizados demostraron ser frágiles frente a la volatilidad de la pandemia y corren el riesgo de quedar obsoletos con la creciente digitalización de las finanzas. Los CFO deben actualizarse en tres aspectos clave para alcanzar una digitalización cohesionada:

1. Establecer expectativas de digitalización para todos los puestos de finanzas mediante la ciudadanía digital.

2. Identificar a los usuarios avanzados tecnológicamente para concentrarte en la implicación digital del usuario final.

3. Modificar ciertos puestos específicos para el personal de tecnología financiera, con el fin de asignar la integración.

Cada puesto de finanzas debería tener asignadas unas expectativas y responsabilidades bien dimensionadas en términos de su participación digital, para crear un entorno digital cohesionado desde la base.

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Es necesario que los responsables de finanzas actualicen su estructura organizativa para que las inversiones en tecnología digital financiera sean coordinadas, transparentes y acordes con una estrategia financiera general. 

Para responder de manera efectiva a estos cambios, como responsable de finanzas puedes hacer lo siguiente:

• Invierte en apoyo de TI dedicado a las finanzas. Establece y mantén un equipo de tecnología dentro del área de finanzas para reducir la dependencia del equipo de tecnología de la información de la empresa. Esto, además, ayudará al personal de tecnología a adquirir experiencia relacionada con las finanzas y democratizará el proceso de selección de las inversiones digitales en finanzas.

• Crea un canal de notificaciones indirecto entre el área de TI de finanzas y un responsable defensor de la digitalización. Formalizar la relación entre el área de TI de finanzas y un defensor de la digitalización aporta transparencia a las decisiones sobre inversiones digitales. Las inversiones digitales tendrán más opciones de satisfacer las necesidades de la mayoría de usuarios del departamento de finanzas.

Las redes internas son fundamentales para asegurar una digitalización cohesionada. Los responsables y gerentes de los departamentos de finanzas deben generar oportunidades que permitan identificar, crear y sostener las redes existentes con el fin de garantizar la claridad, la interfuncionalidad y la coordinación interdisciplinaria, para romper con el modelo de información y datos en silos. Las redes que impulsan una digitalización cohesionada:

• Garantizan que se escuchen y se valoren todas las opiniones.

• Proporcionan vías para el intercambio de información.

• Facilitan el aprendizaje entre profesionales del sector.

• Definen unas reglas de uso claras.

• Evalúan las aportaciones según la calidad, y no según la antigüedad en la empresa.

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En resumen:

• El diseño organizativo actual de las finanzas no tiende hacia la digitalización del departamento. 

• Esto conduce a una digitalización por partes que no está alineada ni es coherente.

• Para crear un departamento de finanzas coherente que se adapte a las formas de trabajar digitales debes actualizar el diseño organizativo del departamento y alcanzar, en última instancia, una digitalización cohesionada.

Este artículo es una actualización del original de 2018, actualizado el 18 de julio de 2019, el 1 de abril de 2021 y el 22 de septiembre de 2022 para reflejar nuevos eventos, condiciones e investigaciones.